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„Es gibt immer was zu tun“ lautet nicht nur der Slogan von Hornbach. Auch du wirst das aus dem privaten und beruflichen Alltag kennen. Leider. Denn wen überfordern die täglich neuen Aufgaben nicht? In Zukunft: dich! Und zwar mithilfe von Todoist in Kombination mit dem Eisenhower Prinzip.

Wer hat sie nicht schon mal geschrieben, diese hübschen To-do-Listen im geliebten Moleskine-Notizbuch*, um endlich den Überblick über all die Aufgaben zu behalten. Ich gestehe: Ja, ich habe es auch schon probiert. Nicht nur einmal und nicht nur auf Papier. Auch Evernote* (ein geniales Tool, übrigens auch in Verbindung mit dem Evernote-Notizbuch*) musste dafür schon herhalten.

Meine miesen Erfahrungen mit To-do-Listen

Das Problem: Ich habe die Listen nicht konsequent gepflegt. Das lag zum einen an meiner Faulheit, wirklich jede Aufgabe zu notieren, zum anderen am System (sei es Papier oder Evernote), das mich wenig begeistert und motiviert hat. Letztendlich habe ich mich wieder auf mein Gedächtnis und auf überall verteilte Notizen verlassen. Nur das Genie beherrscht das Chaos? Ich scheine also kein Genie zu sein. Mist.

Mein nächster Versuch – klar, als Digital Native ist das ja naheliegend – galt verschiedenen Apps, allen voran natürlich Wunderlist. Man hört viel Gutes, die Jungs kommen aus Deutschland und… na ja, warum nicht. Ich mache es kurz: Auch Wunderlist war nichts für mich, genauso wenig wie einige andere getestete Apps für To-do-Listen.

Todoist bringt Ordnung in meinen Kopf

todoist-logoIrgendwann bin ich dann auf Todoist gestoßen. Volltreffer. Todoist ist genau das, was ich gesucht habe. Von vorne bis hinten stimmt alles. Einfach der Knaller. Ich trage dadurch wirklich weniger in meinem Kopf umher (ja ja, ich weiß, man sieht es meinem Kopf nicht an).

So, jetzt aber genug des Lobes. Was kannst du mit Todoist genau anfangen? Grob gesagt wirst du dabei unterstützt, einen Überblick über deine Aufgaben zu behalten und wirklich alles rechtzeitig zu erledigen – das Wichtigste zuerst. Dabei ist es egal, ob du eine Veranstaltung planst, dein gesamtes Business im Griff haben willst oder private Angelegenheiten organisierst.

Todoist und das Eisenhower Prinzip – ein perfektes Duo

Wie du die Funktionen in der Praxis nutzt, ist dir überlassen. Sei kreativ. Ich empfehle dir auf jeden Fall, die Premium-Version zu kaufen. Damit kannst du alle Funktionen nutzen. Für 23 Euro im Jahr ist das echt ein Schnäppchen im Hinblick auf den Mehrwert, den Todoist bietet. Aber zurück zu der Nutzungsweise. Mein Tipp: Probiere es mit dem Eisenhower Prinzip, benannt nach dem US-Politiker Dwight D. Eisenhower.

Wichtig oder dringend?

Ich will dir kurz zeigen, wie die Methode funktioniert. Wenn du für dich einschätzen kannst, ob eine Aufgabe wichtig oder dringend ist, dann ist das schon die halbe Miete.

  • Wichtige Aufgaben bringen dich ein Stück näher an deine Ziele.
  • Dringende Aufgaben helfen dir vielleicht nicht langfristig, aber sie müssen wohl oder übel schnell erledigt werden. Eventuell kannst du sie weiterdelegieren.

Einmal Prioritäten setzen, bitte!

Wenn du das verstanden hast, dann werfen wir wichtig und dringend mal in den Eisenhower-Mixer. Tadaa, herausgekommen sind vier verschiedene Prioritäten, um deine Aufgaben zu priorisieren.

  1. Wichtige und dringende Aufgaben solltest du selbst sofort erledigen. Daran führt kein Weg vorbei. Diese To-dos bringen dich ein Stück näher an deine Ziele.
  2. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben solltest du nur sofort erledigen, wenn du dafür keine zwei Minuten brauchst. Ist die Aufgabe zeitintensiver, dann setze dir eine Deadline. Solche Aufgaben gehen nämlich gerne mal vergessen.
  3. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben sollten schnell erledigt werden, aber bestenfalls delegierst du sie weiter. Keine Zeit verschwenden mit Aufgaben, die dir nicht langfristig nützlich sind.
  4. Weder wichtige noch dringende Aufgaben… die solltest du eigentlich direkt in den Papierkorb werfen, weil sie Zeitfresser sind, aber nix bringen!

Eisenhower Prinzip ganz easy mit Todoist umsetzen

Basics verstanden? Dann gehen wir mal rüber zu Todoist. Das Tool ist ziemlich simpel strukturiert. Es gibt Projekte (z.B. für Blogs, Events, Privat etc.) sowie „Etiketten“ bzw. Tags, mit denen du Aufgaben gruppieren kannst. Zum Beispiel kannst du Aufgaben mit den Etiketten „E-Mail“ oder „Telefon“ versehen, um mit einem Klick auf die jeweilige Etikette zu überblicken, welche Aufgaben eine E-Mail oder ein Telefonat erfordern (so mache ich das zum Beispiel). Notizen, Erinnerungen, die Zusammenarbeit im Team und noch viel mehr ist mit Todoist selbstverständlich auch möglich.

Fantastische Filter

Eisenhower-Prinzip-Todoist-FilterEntscheidend für das Eisenhower Prinzip sind aber die Filter. Erstelle die vier Prioritäten, die ich oben aufgelistet habe, als jeweils einen Filter. Dann kannst du jeder Aufgabe einen Filter – also eine Priorität – quasi anheften und das auch farbig markieren, zum Beispiel „wichtig und dringend“ mit der Warnfarbe rot. Somit bekommst du ruckzuck eine tolle Übersicht mit allen Aufgaben – und zwar automatisch nach Prioritäten – und wahlweise auch nach Projekten, Deadlines etc. – sortiert. That’s it.

Bleib am Ball!

Und das soll funktionieren? Ja, das soll funktionieren! Das klappt sogar richtig gut, wenn du  auf eine Sache achtest: Sei konsequent und trage wirklich jede, aber auch jede Aufgabe in Todoist ein. Wirst du nachlässig, scheitert es! Wie übrigens bei so vielen Dingen im Leben… Todoist greift dir netterweise etwas unter die Arme, sollte sich deine Selbstdisziplin gerade nicht auf einem Höhepunkt befinden. Für jede erledigte Aufgabe erhältst du nämlich Karma-Punkte. Das Ganze wird hübsch in einer Grafik verpackt, sodass du bestenfalls eine steile Kurve nach oben siehst. Ein bisschen Gamification also. Niedlich, oder?

Ich bin begeistert. Du auch?

Wie gesagt: Du kannst dir zu jeder Aufgabe eine Deadline einrichten, Erinnerungen stellen und Notizen ergänzen. Wenn du vorübergehend mit anderen Solo-Unternehmern an einem Projekt arbeitest, kannst du Todoist auch gemeinsam nutzen. Und wenn in dir ein kleiner Tüftler steckt und du gerne IFTTT nutzt (ein Dienst, der Tools miteinander verknüpft), dann kannst du beispielsweise dafür sorgen, dass du E-Mails in deine Todoist-Inbox als Aufgabe weiterleitest. Coole Sache, wie ich finde. Ach ja: Todoist gibt es selbstverständlich als App, Web-App und Browser-Erweiterung. Noch Fragen? 🙂

Mich würde interessieren: Hast du Todoist schon im Einsatz oder konnte ich dich überzeugen, es mal auszuprobieren? Wie gehst du bisher mit deiner Aufgaben-Flut um? Ich bin gespannt auf deine Erfahrungen!

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  • Dominic Frei

    Das Eisenhower-Prinzip… ich hatte es fast vergessen. 🙂
    Toller Artikel!

    Ich nutze nur eine Dimension davon, naemlich wichtig/unwichtig, wobei ich selten so viele Aufgaben anspare, dass es echt dringend wird. Oder anders: Ich sortiere sehr grosszuegig bei ‚unwichtig‘ aus, um einfach genug Raum fuer alles zu haben.

    Hast du mal Things probiert? Nach vielem Testen ist das mein TODO-Manager geworden. Vor allem auch wegen des guenstigen Preises und der Synchronisation per iCloud auf alle meine iDevices.

    • Hi Dominic, danke! Things kenne ich noch gar nicht. Sollte ich mir offenbar mal anschauen 😉 Danke für den Tipp!

  • Ich bevorzuge auch Todoist. Es funktioniert besonders gut für kleine Teams.

  • Ja, die eigene Produktivität steuern ist ein Riesenthema. Todoist werde ich jetzt auch einmal ausprobieren.
    Logischerweise steht im Zentrum die Organisation der Abfolge, also die Prioritätenliste. Das Problem dabei ist: Ab Prio 3 drohen Dinge unerledigt zu bleiben. Da ist immer eine Schiebeposition, und während man Prio 1 erledigt, kommt womöglich eine neue Prio 2 herein.
    Von daher würde eine iedeale Todliste mir täglich im Hinblick auf Zieltermine eine zu erledigende Mischung von Aufgaben zu weisen: Weiterarbeiten an X, folgende Unwichtigkeiten um 14 Uhr einschieben (veranschlagte Dauer 45 Min,) etc.
    Bei Wunderlist habe ich mir daher eine Liste „Tagesbefehl“ angelegt – was da liegen bleibt, ist am nächsten Tag noch da. Da hilft mir immer dann, wenn ich sie tatsächlich nutze.
    Ansonsten ist alles da: Kopf, Zettel, Wunderlist, Evernote für Langfristiges (z.B. habe ich mir gestern Alert für Januar 2016 angelegt, der klingelt dann schön), außerdem Aufgabenliste in Outlook nur für Kundenjobs.
    (In unserer eigenen Pre-Beta-Anwendung gibt es schon eine Aufgaben-Funktion, aber die ist noch massiv unterentwickelt, könnte eines Tages aber zu einer automatisierten und priorisierten „Tagesbefehl“-Liste werden, indem automatisch alle persönlichen, offenen Aufgaben aus den aktuellen Projekten zusammengezogen werden. I have a dream ;)) )

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